Как правильно делегировать на разных стадиях развития

Время прочтения ~16 минут

Как правильно делегировать или что делать для максимального результата в бизнесе?

Этот вопрос я задавал сам себе, когда 12 лет назад открывал свои первые проекты. Потом этот же вопрос мы обсуждали и с моими подопечными в рамках акселераторов и трекерских программ. Дело в том, что развитие компании происходит в горизонтальном направлении — от выживания к расцвету. Скорее всего, на вопрос, что нужно для этого развития бизнеса, ты ответишь «деньги», «время», «крутая идея», «хорошие связи». В целом все это действительно так, но это далеко не всё.

• Сфокусироваться на главном
• Уровни делегирования
• 4 типа делегирования
• Делегирование по задачам
• Делегирование процесса
• Делегирование ответственности
• Делегирование компании
• Усилить себя, чтобы сделать рывок в бизнесе
• Как с этим работать?

Сфокусироваться на главном

Каждый процесс в бизнесе определяет его уровень. И чтобы продвинуться дальше, нужно развивать те процессы, которые сейчас слабее других. Но расфокус — одно из основных препятствий на пути к цели. Кажется, что делать надо всё и сразу, а что сейчас важное — непонятно: на первый взгляд важно всё. Как следствие, предприниматель совершает хаотичные действия, не направленные на результат.

Собственник бизнеса постоянно в стрессе. Тушение пожаров и рутина операционки не дают ему посмотреть на ситуацию под другим углом, уделять больше времени другим сферам жизни и саморазвитию. В итоге из-за негатива по поводу стагнации и упадка проекта, перенапряжения и усталости бизнес просто прогорает, оставляя своему создателю разочарование в себе и мысль о том, что «бизнес это не мое, я не умею это делать и у меня ничего не получится».

На самом же деле причины этих проблем — отсутствие трех вещей:

• долгосрочной цели,
• верхнеуровневого видения,
• системы приоритетов, то есть понимания, что действительно важно сейчас.

Как проводить анализ собственного бизнеса так, чтобы понимать, что делать с ним для дальнейшего развития? Ответом становится моя методология, которую я разработал и «обкатал» в течение года с 60-ю проектами. 80% из них показали крутые результаты в плане роста. В первую очередь, методология затронула три такие важные темы, которые зависят друг от друга и являются очень животрепещущими для предпринимателей. Автоматизация, делегирование и масштабирование. Но по факту они все тесно связаны друг с другом.

Уровни делегирования

Делегирование — когда передаешь ответственность и за счет этого высвобождаешь свой ресурс, можешь вкладывать больше времени в развитие организации.

Автоматизация — это тоже своеобразное делегирование, только уже рутинных задач, которые ранее были делегированы человеку, а за счет автоматизации можно оптимизировать затраты, повысить эффективность, хорошему сотруднику дать более интересные и нестандартные задачи.

Масштабирование — тесно завязано на делегировании и автоматизации, ведь масштабирование без увеличения числа сотрудников или автоматизации процессов невозможно.

Поэтому в основе двух головных болей предпринимателя лежит делегирование. Если предприниматель поймёт делегирование, он сможет сделать масштабный и автоматизированный бизнес.

4 типа делегирования

Делегирование по задачам

Это первый уровень делегирования. Когда исполнителю можно отдать какую-то конкретную задачу и проконтролировать ее выполнение. Это могут быть разовые задачи или постоянные, операционные.

Важно понимать, что в случае делегирования задачи должен быть четкий понятный результат выполнения и критерии выбора исполнителя. Это так называемый «рядовой сотрудник».

В случае такого делегирования у предпринимателя, как правило, возникает нехватка знаний и отсутствие навыков, ведь он, может, никогда и не делал то, что собирается делегировать, или даже не знает, как выполнить задачу. Из-за этого возникают сложности типа «в моей нише делегирование не работает». А как оно будет работать, если ты сам нихрена не разбираешься в задачах?

Какие ошибки предприниматель допускает здесь?

1. Дает задачу с неявным результатом.
2. Дает возможность креативности (типа «сам подумай»).
3. При приемке требует больше, чем изначально просили, или же начинает манипулировать на чувстве совести исполнителя.
4. Оценивает задачу слишком дешево. Иногда предприниматель формирует такую стоимость за задачу, что диву даешься. К примеру, сделать сайт за 1000 рублей за два часа.

Как правильно делегировать задачи. Что делать на этом уровне?

1. Прокачивать свою осведомленность в навыках и инструментах, понимать, как работает тот или иной навык, чтобы правильно проконтролировать исполнение этих задач при делегировании.
2. Исходя из первого, формировать техническое задание на выполняемые работы, хотя бы тезисно в едином документе. Важно указать желаемый результат, описанный как-то качественно или количественно. Пример: 1) Написать серию из 10 статей на темы… , количество знаков N, раскрыть заголовки, использовать ключевые слова. И т.д.
3. Понимать критерии исполнителя. Например, копирайтер SEO отличается от копирайтера за 100 рублей/1000 знаков и отличается от копирайтера, который пишет продающие тексты. Ровно так же и с дизайнерами, программистами, строителями и т.д. Перед постановкой задачи необходимо четко понимать портрет исполнителя, чтобы получить максимально приближенный к идеальному результату.

Вывод: делегирование по задачам, как правило, – самое дешевое, но надо понимать, что надо будет тратить время на приемку, докручивание и т.д. Иногда придется доплатить чуть с лихвой. Если на этом уровне технические задачи становятся операционными, есть понятное ТЗ, где прописано, сколько и чего необходимо сделать, то эти задачи в первую очередь можно автоматизировать в дальнейшем.

Делегирование процесса

Я называю этот уровень вторым уровнем делегирования, когда исполнитель уже подбирается с опытом и владением определенного набора инструментов. На этом уровне, как правило, делегируется процесс выполнения. Например, в отличие от написания технического задания на статью, процесс делегировался бы так. Необходимо составить ТЗ на копирайтера, в котором будут раскрыты темы, найти исполнителя и принять работу. Это так называемый мидл-менеджмент.

Заметили разность в формулировках?

Какие ошибки предприниматель допускает здесь?

1. Просит слишком многого. Когда находишь нормального исполнителя на процесс, начинает казаться, что ему можно отдать все подряд, и в этот момент начинают отгружаться непрофильные задачи, на которые исполнитель, может быть, и не подписывался, но из-за неумения отказаться может брать на себя несвойственные ему вещи.
2. Начинает контролировать исполнителя так же четко, как и на уровне исполнения по задачам. Важно допускать, что на этом уровне исполнитель начинает проявлять свое творчество.
3. Перестает контролировать. В случае процессного делегирования важно понимать, что контроль уже может быть не такой жесткий (каждый день), но он должен быть хотя бы раз в неделю.
4. Не уделяет внимание состоянию человека. Тут появляется первый пункт, когда предприниматель должен начать интересоваться состоянием и жизнью своего подчиненного. Это важно, потому что хороший исполнитель в случае отсутствия коммуникаций просто-напросто может уйти в другую компанию или открыть свою, если ему будет некомфортно. Исполнители на этом уровне уже более осознанные и знают себе цену. Если будет слишком сухо, без вариативности, то исполнитель может быстро выгореть и пойти искать другого заказчика.
5. Не думает о развитии исполнителя. Тут стоит задумываться над тем, чтобы исполнителю было интересно делать процесс и понимать, что ему будет интересно делать дальше. Как он видит свое будущее и развитие в процессе. Предприниматель должен начать интересоваться своим сотрудником.
6. Нанимает специалиста, которого бизнес не может потянуть, и не сходится экономика.

Делегирование процесса, как правило, уже более дорогое, найти хорошего процентного исполнителя, который будет делать что-то за дешево, маловероятно.

Как правильно делегировать процесс. Что делать на этом уровне?

1. Построить бизнес-процесс и сделать должностную инструкцию, в которой будет описано, что должен делать человек. По факту должны задаваться рамки и то, по каким вопросам можно исполнителю приходить к вам, какие задачи ему не надо делать, а на чем сконцентрировать внимание.
2. Начать прокачивать коммуникации и умение задавать вопросы. Искусство управленческой борьбы и коучинговые вопросы.
3. Прокачивать эмпатию и интерес к сотрудникам.
4. Планировать точки контроля — как правило, это делается в начале и в конце недели.

Вывод: процессное делегирование освобождает достаточно много времени у предпринимателя, но в то же время важно понимать, что в этом случае процессный исполнитель стоит денег, также он не будет (чаще всего) делать задачи руками, поэтому, делегируя процесс, вы должны понимать, что задачи других исполнителей вам также придется оплачивать. Поэтому важно это учитывать в своей бизнес-модели. Кстати, отсутствие возможности купить управленческие кадры и есть ключевое ограничение большинства микро- и малых предпринимателей. Все просто: нет денег на менеджмент, и значит — нет масштабирования.

Делегирование ответственности

Делегирование ответственности — это про доверие, когда вы передаете человеку ответственность за результат. Это подразумевает, что вы не лезете в процесс от слова “совсем”. Разберем на примере предыдущего кейса. Если в задаче вам необходимо было написать статью, в процессном — передать ответственность создания контента, поиск исполнителей и его контроль, то в случае ответственности исполнитель должен построить отдел привлечения клиентов полностью, как пример. То есть уже не просто вести контент, а сделать так, чтобы были, например, лиды. А как он это будет делать, вас абсолютно не колышет. На уровне компании это так называемый топ-менеджмент.

В отличие от процессного делегирования, где вы сами ответственны за результат и менеджер процесса лишь контролирует исполнение операционных сотрудников. Тут уже вы даете ТЗ из серии “Есть 500 000 рублей, два месяца, есть вот такой продукт — надо сделать 10 000 лидов за этот бюджет”. Отдаете деньги и получаете желаемый результат к указанному сроку. Если бы все начинающие предприниматели были бы уже миллиардерами… Но в реальности все чуть менее красочно.

Какие ошибки предприниматель допускает здесь?

1. Передает ответственность и не интересуется процессом выполнения. Важно понимать, что просто передать и не интересоваться процессом, — это фейл. Потому что исполнитель может не понять идею так, как вы ее описали, поэтому важно свериться с заданным вектором и в процессе корректировать, если исполнитель делают что-то не то. Отсюда вытекает следующая проблема.
2. Проявляет требовательность, раздражимость заказчика. Да — предприниматель уже становится в роли заказчика. Можно понять: вы же заплатили деньги, а они делают какую-то «хуйню». Важно корректно давать обратную связь, ведь если исполнитель не будет к вам лоялен, он будет затягивать сроки, переоценивать бюджет и не особо стремиться к результату. Все скатится к освоению бюджета. А вы просто потратите время и деньги.
3. Не дает обратную связь и умалчивает детали и нюансы. Предприниматель может утаивать какие-то «важные» моменты, которые будут фатальными на выходе. Стоит отметить, что если вы передаете ответственность, то исполнитель должен знать практически все о целях и деталях проекта на 99%. Вы перекладываете по факту свою модель мышления и свою идею в голову другого человека.

Как правильно делегировать ответственность. Что делать на этом уровне?

1. Прокачивать коучинговые навыки, учиться задавать вопросы.
2. Идти и работать с психологом, выговаривая все свои раздражения и опасения ему, прежде чем с горячей головой идти к исполнителю.
3. Всегда уточнять, как человек понял, что будет результатом после его задач.
4. Прокачивать интуицию. Это то, чему предпринимателю сложно довериться. «Если что-то кажется, так оно и есть». Поэтому если вам что-то кажется, лучше проговорить это исполнителю. Отсюда вытекает следующий скилл.
5. Развивать навык отгружать обратную связь. Не говорить о том, какой плохой исполнитель и, говоря по-русски, «кошмарить» его, чтобы он находился в постоянном напряжении. Важно понимать — человек делает все лучшим образом, насколько он это может или понимает. И здесь ответственность именно предпринимателя. Либо вы нашли не того исполнителя и ему доверились, либо вы неправильно описали свою идею. И важно понимать: ответственность за донесение идеи — это ваша ответственность, ответственность за исполнения – на исполнителе.

Вывод: нужно помнить, что этот тип делегирования еще более затратный, потому что вы по факту берете уже готовую целую команду, которая предоставляет услуги. То есть вы нанимаете предпринимателя, который так же, как и вы, зарабатывает деньги. И в случае, если вы с ним не срастетесь, скорее всего, в конце останетесь у разбитого корыта с каким-то проектом, который вы не сможете передать другому. Ведь делать это будет затратно во многих смыслах.

Делегирование компании

Тут предприниматель является инвестором. Когда вы просто имеете ресурс и даете его такому же предпринимателю, у которого нет ресурса, но есть мозги и идея. И потом спрашиваете за результат. Это уже другая тема, потому что предприниматель не всегда доходит до стадии инвестора. Так же верно и обратное — инвестору не всегда нужно быть предпринимателем. Это другие навыки и другая статья.

В общем, надеюсь, стало понятнее, что для того, чтобы компания развивалась, необходимо делегирование. А чтобы это делать — предприниматель должен обладать рядом хард и софт скиллов, которые необходимы на разных стадиях развития организации, чтобы уметь получать желаемый результат. Или должен уметь отбирать сотрудников, чтобы они могли предоставить желаемый результат. Для этого я сделал методологию МФОРД, в которой детально описал стадии развития организации и навыки, которые необходимо прокачивать предпринимателю, чтобы стать профессиональным заказчиком или найти нужных специалистов. Хочешь узнать стадию развития и начать системно прокачиваться в делегировании — пройди мой бесплатный тест.

Усилить себя, чтобы сделать рывок в бизнесе

В чем заключается суть моей методологии? Как основной двигатель проекта, собственник должен сам владеть рядом компетенций. Они помогут ему расширить и усилить команду, наладить каждый из процессов в бизнесе и в дальнейшем — поставить его на рельсы, где компания будет требовать минимума затрат времени и сил. Бизнес начнет работать на тебя.

Для эффективного движения важно анализировать собственные действия через призму того, что каждое должно быть эффективным и, как следствие, влиять на бизнес в целом.

Вместо того, чтобы растрачивать ресурсы, пытаясь улучшить всё и сразу, вы фокусируетесь на самом слабом месте компании. Если направлять силы к управлению небольшим количеством элементов системы, можно получить эффект кратно выше, чем результат воздействия на сразу все проблемные участки.

Как с этим работать?

Чтобы понять, куда направлять силы и что усиливать в первую очередь, нужно для начала определить стартовую точку — нынешний уровень развития компании. Это можно сделать, оценив уровень каждого из процессов в бизнесе и роль основателя в них.

Вы можете сейчас определить, на каком уровне развития находятся ваши процессы, и исходя из этого понять, на чем стоит сосредоточить свое внимание прямо сейчас.

Попробуйте проставить уровни ответственности за исполнение и контроль задач в рамках каждого из следующих процессов:

• Предоставление услуги
• Продажи
• Сервис и взаимодействие с существующими клиентами
• Маркетинг
• HR
• Планирование, стратегия и тактика
• Деньги/финансы компании

А потом сравните получившийся результат с картой ниже.

Вся система не может быть быстрее и мощнее, чем ее самое слабое место. Это место и называется ограничением, и как минимум одно ограничение есть в любой системе. На нём нужно сфокусироваться.

Так поэтапно можно повышать мощность и производительность всей системы, то есть эффективность всего бизнеса. Главное здесь — фокусироваться на конкретной проблеме, а не распыляться. К этой схеме можно периодически возвращаться, чтобы оценивать прогресс и со временем устранить все слабые места, продолжать развитие своего проекта.

Исходя из того, на какой стадии развития находятся процессы в твоем проекте, можно пройти мой бесплатный тест и понять, как двигаться дальше. Переходи в мой телеграмм, жми «начать» и узнай с помощью теста: какой уровень развития у твоего проекта сейчас, пробелы на уровне всех процессов, как их исправить и что для этого нужно индивидуально в твоём случае.

Спасибо за уделённое время и до скорой встречи👋🏻